Kako reći NE loše organizovanom sastanku

Na koliko sastanaka idete svake sedmice? Idete li na te sastanke u stanju očaja, jer očekujete da će trajati satima, tokom kojih ćete izgubiti dragocjeno vrijeme, a ništa se korisno neće postići? Upravo o tome govori David Grady. Nasuprot uvjerenju da gubljenje vremena na loše organizovanim sastancima ne možemo izbjeći, Grady nudi jednostavno rješenje:

"Prvo, kada sledeći put dobijete poziv na sastanak za koji nemate puno informacija, kliknite na dugme Možda! Sve je u redu, smijete to uraditi, zato i postoji. Pored je dugme Prihvati. Ili je to dugme Kasnije, koje god dugme vas ne tera da prihvatite. Onda, kontaktirajte osobu koja vas je pozvala na sastanak. Recite im da ste jako uzbuđeni da podržite njihov rad, pitajte ih šta je cilj njihovog sastanka i recite da vas interesuje da saznate kako da im pomognete da ostvare svoj cilj. Ako radimo ovo dovoljno često, i radimo to sa poštovanjem, ljudi će imati više obzira kada sazivaju te sastanke. I vi ćete obzirnije odlučivati koje sastanke ćete prihvatati. Možda ljudi počnu i da šalju planove rada." 

Svoja razmišljanja o tome kako da spasite svijet (ili bar sebe) od loših poslovnih sastanaka David Grady je podijelio sa TED publikom i sa nama.

David Grady Kako da spasite svet (ili bar sebe) od loših poslovnih sastanaka

Asertivna (nenasilna) komunikacija

Nenasilna komunikacija je ustanovljena na jeziku i komunikativnim vještinama koje, kako to u knjizi "Nenasilna komunikacija: jezik života" kaže Marshall Rosenberg, "jačaju našu sposobnost da ostanemo ljudska (saosjećajna) bića, čak i u teškim uslovima". 

U tom smislu, nenasilna komunikacija vodi ka preoblikovanju načina na koji se izražavamo i čujemo druge. Naše riječi, umjesto uobičajenih automatskih reakcija, postaju svjesni odgovori čvrsto utemeljeni u svijesti o tome šta opažamo, osjećamo i želimo. Usmjerava nas na iskreno i jasno izražavanje uz istovremeno obraćanje pažnje na drugoga s poštovanjem i empatijom.

U youtube videu psihologa Tatjane Divjak ukratko je opisan princip asertivne komunikacije, koji je posebno koristan u njegovanju i poboljšanju porodičnih odnosa, ali se može uspješno primijeniti i u bilo kojoj drugoj međuljudskoj komunikaciji.

https://www.youtube.com/watch?v=9J16PwIy6Ao

Isprobajte prodajni model AIDA u pisanju bilo kojeg teksta

Sposobnost da drugima „prodate“ svoje ideje odrediće uspjeh u vašem životu i karijeri koliko i bilo koji drugi faktor. 

Brian Tracy

Ovaj citat Brajana Trejsija, proslavljenog kanadskog biznis trenera i autora više bestselera u oblasti ličnog i profesionalnog razvoja, odličan je uvod u priču o poboljšanju naših vještina pisane komunikacije. Bilo da se radi o klasičnom poslovnom pismu ili poslovnom e- mail-u (više u ovom tekstu) ili o članku za web (pisala sam i o tome) nije na odmet steći što više korisnih znanja i vještina u pisanoj komunikaciji. Ovo prevashodno zbog toga što se mi svakim našim tekstom bukvalno „borimo“ za pažnju publike, koja je uglavnom zatrpana porukama.

Iako ovo nije tekst o prodaji (mada, u suštini, mi svakodnevno „nešto“ prodajemo, a da to nije klasičan proizvod, roba ili usluga) u tekstu na sajtu mindtools govori se o upotrebi prodajnog modela AIDA, i to u smislu pisanja teksta.

Svakodnevno smo bombardovani mnoštvom naslova koji su dizajnirani da okupiraju našu pažnju. U svijetu u kojem živimo dominira oglašavanje i informisanje - razni sadržaji koje nam isporučuju mediji, od novina do interneta, od plakata do radija i televizije. Svaka od tih oglasnih i informativnih poruka daje sve od sebe kako bi bila primijećena.

Ono što dobro znamo je i to da nisu samo reklamne poruke te koje moraju dati svoj maksimum u pridobijanju pažnje publike, nego je to i svaki izvještaj koji pišemo, prezentacija, web članak, poslovno pismo ili e-mail.

Budući da svijet oglašavanja postaje sve više konkurentan, tako i oglašavanje postaje sve sofisticiranije. Ipak, osnovna načela iza reklamnog materijala ostaju ista. Ovdje se misli na, prije svega, privlačenje pažnje i uvjeravanje nekoga da preduzme konkretnu akciju. Ova ideja je istinita zbog toga što se ljudska priroda ne mijenja. Osnovni zadatak pisaca reklama je da ljudima privuku pažnju na nešto, da bukvalno „ščepaju“ njihovu pažnju, da ih zainteresuju za svoj proizvod ili uslugu, a zatim da ih uvjere da poduzmu konkretne akcije, kao što je kupovina njihovog proizvod ili posjeta web stranice.

U pisanju bilo kojeg teksta možemo primijeniti poznati prodajni model AIDA.

• Attention (pažnja)
• Interest (interes)
• Desire (želja)
• Action (akcija)

Pažnja - interes - želja - akcija - to je logičan proces donošenja odluke o kupovini.

Kako koristiti AIDA model

Koristite model AIDA kada pišete tekst kojem je krajnji cilj da vaš čitalac nešto preduzme.

1. Pažnja

U našem pretrpanom medijskom svijetu morate biti brzi i direktni da zgrabite pažnju ljudi. Koristite snažne riječi ili slike koje će privući pogled čitaoca i učiniti da zastane i pročita ono što im imate za reći.

Naslov poruke ili subject e- mail-a ne smije da bude pretrpan riječima i neodređen, jer nam je cilj da primalac poruke istu pročita. Na primjer, da biste podstakli ljude da prisustvuju treningu firme o davanju povratnih informacija, e- naslov bi mogao da bude ovakav: „Koliko je efikasna Vaša poruka?“ Vjerovatnije će to više zainteresovati primaoca poruke od naslova kao što je: „Ove sedmice je seminar o povratnim informacijama“.

2. Interes

Ovo je jedna od najizazovnijih faza: Imate pažnju vaše ciljane publike, ali kako sada da zainteresujete čitaoca da svoje dragocjeno vrijeme utroši na čitanje i da vašu poruku razumije?

Sticanje interesa čitaoca je dublji proces nego privlačenje njegove pažnje. On će vam dati malo više vremena za to, ali morate ostati fokusirani na svoju poruku. To znači da mu sve relevantne informacije plasirate konkretno, kratko i jasno. najbolje je da tekst razbijete ne više manjih cjelina i da koristite podnaslove i buletirane liste.

3. Želja

Interes i želja kao koraci u procesu AIDA idu ruku pod ruku- kada ste pridobili pažnju i interes čitaoca, sada je potrebno da mu pomognete da shvati kako ono što mu nudite može da mu bude od koristi. Glavni način za to je pozivanje na svoje lične potrebe i želje.

Dakle, umjesto da jednostavno kažete „Naš seminar će vas naučiti kako da koristite povratne informacije da biste poboljšali svoje vještine“, objasnite to čitaocu tako da polazite od očigledne koristi za njega: „Uzmite ono što vam je potrebno od drugih ljudi štedeći vrijeme i frustracije, učeći kako da im date dobre povratne informacije“.

4. Akcija

Na kraju, budite vrlo jasni u tome šta želite da vaš čitalac preduzme. Npr. „Za više informacija posjetite http://prikomunikacija.blogspot.com/2014/03/isprobajte-proslavljeni-prodajni-model.html“. 

Šta se dogodi kada je glavni cilj medija profit?

U ovom odmjerenom govoru na TED konferenciji, britanski filmski producent i profesor Dejvid Patnam postavlja veliko pitanje o medijima: da li imaju moralnu obavezu da informišu građane, ili imaju slobodu da jure profit po svaku cijenu, kao i bilo koji drugi biznis? Njegovo rješenje za uspostavljanje balansa profita i odgovornosti je smjelo, i možda se nećete složiti. 

http://www.ted.com/talks/lang/sr/david_puttnam_what_happens_when_the_media_s_priority_is_profit.html

Moć prvog utiska

U članku objavljenom u Večernjim novostima nalazimo odgovor na pitanje: šta sve utiče na to kako se predstavljamo drugima? U novim kontaktima s ljudima već u prvih nekoliko sekundi gradimo sliku o njihovoj ličnosti, ponekad bez ijedne izgovorene riječi.

 http://novosti.rs/vesti/zivot_+.303.html:476464-Moc-prvog-utiska

Za prvi utisak nikad nećete dobiti drugu priliku. Brojna istraživanja pokazuju da su impresije koje izazovemo kod drugih prilikom uvodnog susreta često presudne za buduće odnose, kao i to da je dovoljno samo sedam sekundi da nekoga procenimo. Psiholozi ističu i da je za utisak koji ostavljamo na druge, osim verbalne, veoma važna i telesna komunikacija, odnosno gestikulacija, pogled, držanje... Zbog razmene emocija, koja praktično dolazi već posle kratkog razgovora, pojedini psiholozi tvrde da utisak "na prvu loptu" može ponekad da bude i pogrešan. Postavlja se pitanje da li onda možemo da dobijemo ili da nekome pružimo drugu šansu?

- U novom kontaktu, već u prvih nekoliko sekundi gradimo sliku o ličnosti te osobe, ponekad bez ijedne izgovorene reči. Reči čak često i nisu toliko presudne koliko naš celokupan nastup koji uključuje i neverbalnu komunikaciju. Dakle, naši gestovi, ton glasa, samopredstavljanje ili telesni stav glasnije „govore“ od naših reči. Sve ono što smo na emotivnom planu to se i odražava na našem telu, hteli mi da se to vidi ili ne. "Toliko mi u ušima zvoni ono što jesi da ne čujem šta govoriš", rekao je Emerson naglasivši značaj neverbalne komunikacije u ostvarivanju slike o drugome. Neverbalna komunikacija uvek „govori“. Pitanje je samo da li tu poruku umemo da vidimo i protumačimo - kaže za „Život plus” Ivana Paunović, psihoterapeut.

Zašto je neverbalna komukacija toliko bitna?

- Zato što se pokazala kao jasniji indikator nečije ličnosti. Na ponašanje, pored svesnog, veliki uticaj imaju i mehanizmi nesvesnog. Verbalna komunikacija je, međutim, više pod kontrolom svesti, njome možemo lakše da manipulišemo. „Jezik tela“ je više pod kontrolom nesvesnog dela ličnosti i sa njim često ne možemo da upravljamo. Čovek često ne shvata da, čak i ako odabere da nekog ignoriše, i tada komunicira.

Šta najviše određuje utisak koji stičemo o nekome?

- Brojni faktori verbalne i neverbalne komunikacije. Ukoliko upoznamo nekog ko je nasmejan, pričljiv, koji sa nama uspostavlja kontakt očima i klima glavom, verovatno će na nas ostaviti pozitivan utisak otvorene i vedre osobe. Ako je pak telesno ukočen, čvrsto prekrštenih ruku, sa pogledom u stranu i tihog glasa, možemo pomisliti da ima odbrambeni stav i da ne voli da komunicira sa drugima, da je generalno introvertan. Možda budemo na osnovu tog prvog utiska u pravu, međutim, ukoliko pogrešno protumačimo ono što smo primetili, napravićemo grešku. Jedan gest, na primer, način nečijeg rukovanja pri upoznavanju, može imati puno različitih značenja. Kada govorimo o prvom utisku, često se može čuti da je nešto „izvučeno iz konteksta“. Pa i kad pogledamo neki upadljiv naslov filma ili knjige, a kasnije uvidimo da je sadržaj manje senzacionalan u odnosu na naslov, isto tako možemo reći da je nešto ponovo „izvučeno iz konteksta“. Dakle, zaključivanje o nečijoj ličnosti na osnovu gestova koje nismo uvrstili u kontekst situacije čini naš prvi utisak manje u skladu sa tim kakva je ta osoba.

Koliko je izgled bitan prilikom prvog kontakta?

- Kako smo i u kojoj situaciji obučeni ili kako su žene našminkane, sve to oslikava našu ličnost. Kompletan izgled je prvi vizuelni kontakt sa drugom osobom i putem njega šaljemo određene poruke. Drugo je pitanje kako će one biti protumačene i to ne zavisi samo od nas već i od druge strane i njenih prethodnih iskustava.

I način rukovanja je veoma važan?

- Rukovanje odaje utisak o nekoj osobi i njenom stavu. U nekim prilikama ste možda osetili na krajurukovanja kao da vam je ruka odgurnuta što utiče na stvaranje slike odbijanja i neprihvatanja. 

S druge strane, ako vas neko privlači sebi tokom rukovanja, to može da ukazuje na potrebu te osobe za kontrolom. Položaj dlana za vreme rukovanja takođe šalje poruku. Osećaj nadmoći se kroz rukovanje ogleda u dlanu koji je pružen ka dole, dok poniznost odaju dlanovi okrenuti ka gore sa rukom koja se brzo pruža prva. Muškarci su skloni da se sa drugim muškarcima rukuju izrazitim, gotovo bolnim stiskom, pokazujući tako da su snažni i fizički dominantni. Takozvano mlako rukovanje muškaraca može da bude protumačeno kao da ne želi da komunicira ili je neiskren u odnosu. Kao isuviše ličan ili napadan, doživljava se i stisak ruke prilikom kog vam se uvrće ruka tako da bude gornja. I za kraj, tu je onaj hladan stisak, sa pola dlana, kao znak potpune nezainteresovanosti.

Da li je prvi utisak uvek i presudan?

- Zamislite da odlazite na rukometnu utakmicu, dok pored vas sedi vama neprijatan i glasan čovek koji vas nesmotreno polije pićem i ismeva vaš voljeni klub. Danima kasnije, vraćate se iz prodavnice kada vam ispada kesa sa svim namirnicama. Prilazi vam čovek i nudi pomoć, isti onaj koga se sećate sa utakmice. Da li menjate mišljenje o njemu na osnovu novog, drugog utiska ili se vodite prvim i odbijate njegovu pomoć? Brzo formiramo utisak o drugima na osnovu njihovog ponašanja. Iz jednog ponašanja izvodimo crte karaktera te osobe, u ovom primeru smotanost i korišćenje lošeg rečnika. Koristimo naše utiske kao vodiče kako bismo predvideli ponašanje ljudi u budućnosti. Ako zaključimo da je na osnovu onoga što smo videli i čuli, u ovom primeru na utakmici, neko „bahat i glup“ mislimo da isto možemo od njega očekivati i u budućnosti. Upravo iz tog razloga ćemo češće izabrati da tu istu osobu ignorišemo kada je vidimo naredni put.

Znači, retko kada postoji druga prilika?

- Istraživanja pokazuju da prvi loš utisak ima veliki uticaj i da otežava usvajanje novih pozitivnih utisaka o nekome, jer nam loša ponašanja više otkrivaju o karakteru neke osobe od ljubaznih, pozitivnih gestova. Ovom logikom loše je uvek snažnije od dobrog. Međutim, nije uvek tako. Kada smo otvoreni za nove informacije o nečijim sposobnostima priča se okreće. Tada ćemo proceniti da li je pozitivno ili negativno ponašanje više tipično za određenu osobu. Naravno, na sliku koju gradimo o nekome utiču i prethodna iskustva i to kako ih tumačimo. 

Šta je najvažnije za prve impresije u ljubavi?

- Neretko se događa da naš ukupan utisak o nekoj osobi može biti zasnovan samo na jednom podatku o njoj. Šta ćemo izdvojiti zavisi i od toga koje informacije koliko vrednujemo, kako neko izgleda, kako je obučen, kako razgovara sa nama... Ukoliko je neko nasmejan i ostavlja utisak simpatične osobe, možemo proceniti da su i njegove druge osobine pozitivne.

U skorije vreme sproveden je interesantan eksperiment kako bi se ova tvrdnja proverila. Momak je napravio dva video-snimka i postavio ih na sajt za upoznavanje. U prvom je čitao pripremljeni tekst veselim tonom, a u drugom je promenio stil tako da zvuči melanholično. Devojke koje su gledale “veseli” video smatrale su mladića na snimku atraktivnijim u odnosu na one koje su gledale “tužni video”, iako je tekst bio potpuno identičan. Na ovaj način demostriran je značaj i paraverbalne komunikacije u proceni nečije atraktivnosti, odnosno u komunikaciji generalno, ali i uticaj tona glasa na celokupnu impresiju o nekome.

Istraživanja su pokazala i da se loš prvi utisak u ljubavi teško može ispraviti...

- Verovatno ste imali iskustvo da vam se neka osoba dopala već u prvih nekoliko minuta kontakta, da ste osetili „leptiriće u stomaku„ ili snažnu odbojnost i suzdržanost koju niste mogli racionalno da objasnite. U svakom slučaju prvi susreti su često događaji nabijeni emocijama i značenjima koji postavljaju temelje budućeg odnosa. Naučnici su ustanovili da naš mozak brzinski skenira nepoznatu osobu sa kojom dođemo u kontakt, slažući kolaž od svih signala koje odašilje prema nama. Tokom susreta o osobi gradimo utisak koji je kao digitalna fotografija, odmah je razvijena, nikad sasvim ne izbledi i beleži mnogo tačnih podataka - poručuje naša sagovornica.

Poslovna komunikacija

- Neverbalnom komunikacijom izražavamo poverenje, nervozu, ljutnju, prijateljstvo, simpatiju i antipatiju kao i druga osećanja i stavove. Ona ima veliki uticaj tokom intervjua za posao dajući poseban ton procesu selekcije - objašnjava Ivana Paunović. - Kako pokazuju istraživanja, voditelji intervjua višim ocenama rangiraju kandidate koji su pokazali doziranu i tačnu upotrebu neverbalnih znakova kao što su kontakt očima, otvoren stav tela, osmeh, usmerenost prema voditelju, lagano klimanje glavom... Pozitivnim bodovima doprinosi optimizam, otvorenost, iskrenost u komunikaciji, strukturiranost i organizovanost. Uticaj ima i paraverbalna komunikacija. Obraćanje pažnje na stav, kontakt očima, rukovanje i druge elemente može značajno doprineti uspehu u procesu selekcije.

Izraz lica

Poznato je da muškarci u prvom konatku uglavnom obraćaju pažnju na izgled, a žene na gestikulaciju. Ko onda bolje procenjuje?

- Izrazom lica se postiže bolje razumevanje poruke koja se prenosi. Posmatrač traži emocije na različitim delovima lica - strah i tuga se najčešće traže u očima, sreća na obrazima, iznenađenje na čelu i usnama. Ovi spontani, autentični izrazi emocija, vidno se razlikuju od onih koji se proizvode svesno, bez osećanja emocije koja se prikazuje.