Organizacija događaja

Odnosi s javnošću su komunikativni proces i u praksi upravljačka funkcija organizacije koja uspostavlja i održava uzajamno korisne odnose organizacije sa okruženjem i različitim javnostima. U cilju ostvarivanja povjerenja i razumijevanja između organizacije i njene okoline, „područje rada OSJ  obuhvata sljedeće oblasti: odnose s medijima, korporativne odnose s javnošću, krizni menadžment, odnose sa zaposlenima, odnose sa finansijerima, javne poslove i odnose s lokalnom zajednicom i marketing odnose s javnošću.“ (Brkić, 2003: 368) Navedenoj listi najzastupljenijih vrsta odnosa s javnošću Skoko dodaje i kreiranje događaja i upravljanje njima, odnosno event menagement. (Skoko, 2006: 5)

Mada event menagement prevodimo kao „organizacija događaja“, taj engleski izraz se udomaćio kod nas kao sinonim za neformalne svečanosti koje organizuju organizacije i to u isključivu svrhu promocije i medijske pažnje. Takvi iventi su glamurozni i redovno ugošćuju ljude iz šou biznisa i sa estrade. Naravno, mada i takve vrste događaja spadaju u event menagement, to je ipak samo jedna od mnogobrojnih vrsta događaja čijom organizacijom se bave odnosi s javnošću.

Dakle, osmišljavanje, planiranje, provođenje i upravljanje  događajima koji doprinose uspostavljanju i održavanju uzajamno korisnih odnosa između organizacije i njene ciljne javnosti mogu biti  podvedeni pod zajednički nazivnik event menagement-a, odnosno organizacije događaja. Mlivić-Budeš ivente sistematizuje u 4 grupe:

• Proslave (sajmovi, smotre, karnevali, godišnjice i sl)
• Edukacije (konferencije, seminari, sastanci i sl)
• Promocije (lansiranje proizvoda, modne revije i sl)
• Komemoracije

(Mlivić-Budeš, 2008: par 3)

Event menagement se smatra jednim od strateških PR, marketinških i kominikacionih alata koji, pravilno korišteni, veoma uspješno mogu do dopru do ciljne javnosti. Prije nego što počnemo sa planiranjem i organizovanjem događaja treba da odredimo cilj koji se događajem želi postići. Kada utvrdimo nivo očekivanih rezultata i budžet kojim raspolažemo možemo pristupiti organizaciji. Skoko predlaže da se prvo zapitamo „koji su povod i svrha događaja te što njime želimo postići, odnosno kakav dojam želimo ostaviti? (...) Kada ste se odlučili koja je „poruka“ događaja trebate izabrati najprikladnije mjesto za njegovo održavanje. (...) Istodobno trebate utvrditi rokove za različite organizacijske faze ili elemente događaja.“ (Skoko, 2006: 269, 270)

Veoma korisne savjete za organizatore događaja ima Margaret Saliven. Ona, prije svega, ističe važnost temeljnog planiranja događaja. „Opće prihvaćena teorija u SAD nalaže da je za svaki sat trajanja događaja potrebno 5 do 10 sati planiranja.“ (Sulliven, 2000: 66) Salivenova ističe da je prilikom organizacije događaja potrebno odrediti osobu koja će nadgledati organizaciju događaja, te potom donijeti važne odluke o glavnoj temi:

• Koja je njena svrha?
• Koje ciljeve želite ostvariti?
• Kakav biste dojam željeli stvoriti?

(Sulliven, 2000: 65)

Od ostalih bitnih elemenata organizacije događaja Salivenova preporučuje utvrđivanje preciznih rokova, održavanje redovnih sastanaka sa svim osobama koje su direktno uključene u organizaciju i pisanje sinopsisa koji uključuje „satnicu događaja, popis sudionika, glavne teme rasprave ili govora, biografije ključnih sudionika događaja te sažetak političkih i drugih ključnih tema, kao i novinske članke o navedenim temama.“ (Sulliven, 2000: 65) Po završetku događaja Salivenova preporučuje pisanje pisama zahvalnosti učesnicima i osobama koje su učestvovale u organizovanju događaja, te analizu rezultata događaja na zajedničkom sastanku organizacionog tima.

Uz ove praktične i korisne savjete prilikom organizacije događaja nezaobilazna je formula koju su osmislili Katlip, Senter i Brum. Naime, praktični odnosi s javnošću suočavaju se sa konkretnim problemima, a rješenje svakog od njih treba proći kroz četiri faze:

• Definisanje problema (ili mogućnosti),
• Planiranje i stvaranje programa,
• Preduzimanje akcije i komuniciranje i
• Procjena programa.

(Cutlip, Center, Broom, 2003: 340)

Pošto je i organizacija događaja određeni problem koji zahtijeva rješenje, ovaj četverofazni proces je itekako koristan prilikom planiranja i upravljanja iventima. Ukratko, u prvoj fazi prikupljamo ulazne informacije koje su nam potrebne za definisanje cilja kojeg želimo postići događajem, potom definišemo sve konkretne elemente koji će nam pomoći u realizaciji tog cilja. Slijedi osmišljavanje i formulacija plana za postizanje zacrtanog cilja. U drugoj fazi izrađujemo strategiju- opšti plan događaja. Treća faza je faza provođenja programa, dok se u poslednjoj, četvrtoj fazi radi evaluacija priprema, provođenja i rezultata programa.

Kada slijedimo navedena uputstva i kada krajnje ozbiljno i planski pristupimo organizaciji bilo kog događaja- očekivani rezultati neće izostati.

SPISAK KORIŠTENIH RADOVA/ BIBLIOGRAFIJA

 Brkić, Nenad. (2003). Upravljanje marketing komuniciranjem. Sarajevo: Ekonomski fakultet.

Cutlip, S, Center, A, Broom, G. (2003). Odnosi s javnošću. Zagreb: Mate.

Event menagement. (2010). Preuzeto 10. 5. 2012. sa sajta http://www.en.wikipedia.org/wiki/Event_menagement

Event Management. (2010). Preuzeto 12. 5. 2012. sa sajta

 http://www.marketing-odjel.com/event_management

Mlivić-Budeš, Elvira. (2008). Kreativnost ili Copy-Paste uradak? Preuzeto 10. 5. 2012. sa sajta http://filaks.hr/index.php?option=com_content&task=view&id=27&Itemid=38

Skoko, Božo. (2006). Priručnik za razumijevanje odnosa s javnošću. Zagreb: Millenium.

Sulliven, Marguerite. (2000). Djelotvoran ured za tisak. Državno tajništvo SAD: Ured za međunarodne programe informiranja.