Kako napisati kvalitetan poslovni e-mail

E-mailove svi pišemo i to je tako lako i jednostavno. Ipak, u poslovnoj komunikaciji treba da posvetimo posebnu pažnju pisanju poslovnih e-mailova, dopisa i izvještaja i to u smislu forme, sadržaja i stila.

Struktura poslovnog e-maila je vrlo slična kao i kod klasičnog poslovnog pisma.

STRUKTURA poslovnog e-maila:

• naslov (subject)
• početak ili otvaranje maila
• uvođenje u poruku
• poruka
• završni dio ili zaključak
• pozdrav
• e-potpis
• prilozi (attachment)

Polje u koje upisujete predmet poruke (subject) predstavlja naslov vaše poruke. To je ono što treba da privuče i zainteresuje primaoca poruke. Predmet poruke treba da ispunjava 4 uslova:

NASLOV (subject) treba:

• da sadrži ključnu poruku 
• da obuhvata željenu akciju ili odgovor 
• da bude konkretan, ali ne i predugačak 
• da omogući primaocu da lako pronađe vašu poruku nakon što je arhivira 

Kao i klasično poslovno pismo i e-mail bi trebao da poštuje vrijeme čitaoca, pa nije poželjno pisati dugačke elektronske poruke, naročito u jednom velikom bloku teksta. 

Treba usvojiti pravilo da e-mail poruka bude kratka. Ako već imate potrebu za slanjem dužeg dopisa, pošaljite ga kao attachment. U tom slučaju, u kraćoj e-mail poruci saopštite primaocu šta je u prilogu i šta treba da uradi s tim.

Važno pravilo u komuniciranju elektronskom poštom je taj da je jedna poruka: jedna ideja ili jedno pitanje, jedan prijedlog, jedna novost i sl. Na taj način primalac može lakše da shvati suštinu poruke i da u skladu s tim odgovori.

Na samom početku svoj e-mail otvorite nekim uobičajenim ljubaznim pozdravom.

Uobičajeni pozdravi počinju sa poštovani, cijenjeni, uvaženi pa prezime onoga kome se obraćate, npr. poštovani gospodine Markoviću, uvaženi kolega Ivanoviću i sl. 

Poslovni e-mail nikada ne bi trebao da počne sa frazama kao što su „Dobar dan“, ili „Pozdravljam“ niti bi trebao da počne samom rečenicom osnovnog teksta, bez oslovljavanja.

Uvod mora biti sastavljen tako da osnovni sadržaj e-maila dovede u relaciju s osnovnom namjerom poruke. Možete se takođe pozvati i na neki prethodni razgovor ili dopis koji je u vezi sa e-mailom koji sada pišete.

Najvažniji dio teksta je sama poruka, suština informacije koju želite prenijeti. Ovaj dio mora uvijek biti izražen jasnom i nedvosmislenom formulacijom.

Zaključak dolazi nakon centralnog dijela e-maila i njegov je cilj da naglasi suštinu samog sadržaja i zaokruži cjelinu.

Na kraju e-maila dolazi ljubazan pozdrav: s poštovanjem, srdačan pozdrav i sl. Potpišite se imenom, prezimenom i kontaktnim podacima. 

Ukoliko šaljete i neke priloge uz poruku, odnosno fajlove u attachmentu, i to navedite u poruci. Prilog koji šaljete imenujte opisno kako bi primalac kasnije najlakše našao dokument ukoliko mu ponovo bude potreban.

SAVJETI za pisanje poslovnog e-maila:

• počnite ličnim obraćanjem
• u prvoj rečenici, privucite pažnju čitaoca svojom ključnom porukom
• rečenice treba da sadrže do 20 riječi
• ograničite pasuse na pet do šest redova
• koristite aktiv umjesto pasiva glagola
• uspostavite pozitivan ton: recite npr. „vaša investicija“ umjesto „naknade“ ili „troškovi“
• oblikujte tekst vašeg e-maila tako da ostavite vizuelni utisak na čitaoca
• pri kraju e-maila, rezimirajte svoje glavne stavove ili predložite naredne korake za primaoca poruke
• ako šaljete neke priloge i dodatke uz e-mail, nemojte ih pominjati u uvodnoj rečenici, nego kasnije u tekstu
• izbjegavajte suviše formalan stil