Organizacija događaja

Odnosi s javnošću su komunikativni proces i u praksi upravljačka funkcija organizacije koja uspostavlja i održava uzajamno korisne odnose organizacije sa okruženjem i različitim javnostima. U cilju ostvarivanja povjerenja i razumijevanja između organizacije i njene okoline, „područje rada OSJ  obuhvata sljedeće oblasti: odnose s medijima, korporativne odnose s javnošću, krizni menadžment, odnose sa zaposlenima, odnose sa finansijerima, javne poslove i odnose s lokalnom zajednicom i marketing odnose s javnošću.“ (Brkić, 2003: 368) Navedenoj listi najzastupljenijih vrsta odnosa s javnošću Skoko dodaje i kreiranje događaja i upravljanje njima, odnosno event menagement. (Skoko, 2006: 5)

Mada event menagement prevodimo kao „organizacija događaja“, taj engleski izraz se udomaćio kod nas kao sinonim za neformalne svečanosti koje organizuju organizacije i to u isključivu svrhu promocije i medijske pažnje. Takvi iventi su glamurozni i redovno ugošćuju ljude iz šou biznisa i sa estrade. Naravno, mada i takve vrste događaja spadaju u event menagement, to je ipak samo jedna od mnogobrojnih vrsta događaja čijom organizacijom se bave odnosi s javnošću.

Dakle, osmišljavanje, planiranje, provođenje i upravljanje  događajima koji doprinose uspostavljanju i održavanju uzajamno korisnih odnosa između organizacije i njene ciljne javnosti mogu biti  podvedeni pod zajednički nazivnik event menagement-a, odnosno organizacije događaja. Mlivić-Budeš ivente sistematizuje u 4 grupe:

• Proslave (sajmovi, smotre, karnevali, godišnjice i sl)
• Edukacije (konferencije, seminari, sastanci i sl)
• Promocije (lansiranje proizvoda, modne revije i sl)
• Komemoracije

(Mlivić-Budeš, 2008: par 3)

Event menagement se smatra jednim od strateških PR, marketinških i kominikacionih alata koji, pravilno korišteni, veoma uspješno mogu do dopru do ciljne javnosti. Prije nego što počnemo sa planiranjem i organizovanjem događaja treba da odredimo cilj koji se događajem želi postići. Kada utvrdimo nivo očekivanih rezultata i budžet kojim raspolažemo možemo pristupiti organizaciji. Skoko predlaže da se prvo zapitamo „koji su povod i svrha događaja te što njime želimo postići, odnosno kakav dojam želimo ostaviti? (...) Kada ste se odlučili koja je „poruka“ događaja trebate izabrati najprikladnije mjesto za njegovo održavanje. (...) Istodobno trebate utvrditi rokove za različite organizacijske faze ili elemente događaja.“ (Skoko, 2006: 269, 270)

Veoma korisne savjete za organizatore događaja ima Margaret Saliven. Ona, prije svega, ističe važnost temeljnog planiranja događaja. „Opće prihvaćena teorija u SAD nalaže da je za svaki sat trajanja događaja potrebno 5 do 10 sati planiranja.“ (Sulliven, 2000: 66) Salivenova ističe da je prilikom organizacije događaja potrebno odrediti osobu koja će nadgledati organizaciju događaja, te potom donijeti važne odluke o glavnoj temi:

• Koja je njena svrha?
• Koje ciljeve želite ostvariti?
• Kakav biste dojam željeli stvoriti?

(Sulliven, 2000: 65)

Od ostalih bitnih elemenata organizacije događaja Salivenova preporučuje utvrđivanje preciznih rokova, održavanje redovnih sastanaka sa svim osobama koje su direktno uključene u organizaciju i pisanje sinopsisa koji uključuje „satnicu događaja, popis sudionika, glavne teme rasprave ili govora, biografije ključnih sudionika događaja te sažetak političkih i drugih ključnih tema, kao i novinske članke o navedenim temama.“ (Sulliven, 2000: 65) Po završetku događaja Salivenova preporučuje pisanje pisama zahvalnosti učesnicima i osobama koje su učestvovale u organizovanju događaja, te analizu rezultata događaja na zajedničkom sastanku organizacionog tima.

Uz ove praktične i korisne savjete prilikom organizacije događaja nezaobilazna je formula koju su osmislili Katlip, Senter i Brum. Naime, praktični odnosi s javnošću suočavaju se sa konkretnim problemima, a rješenje svakog od njih treba proći kroz četiri faze:

• Definisanje problema (ili mogućnosti),
• Planiranje i stvaranje programa,
• Preduzimanje akcije i komuniciranje i
• Procjena programa.

(Cutlip, Center, Broom, 2003: 340)

Pošto je i organizacija događaja određeni problem koji zahtijeva rješenje, ovaj četverofazni proces je itekako koristan prilikom planiranja i upravljanja iventima. Ukratko, u prvoj fazi prikupljamo ulazne informacije koje su nam potrebne za definisanje cilja kojeg želimo postići događajem, potom definišemo sve konkretne elemente koji će nam pomoći u realizaciji tog cilja. Slijedi osmišljavanje i formulacija plana za postizanje zacrtanog cilja. U drugoj fazi izrađujemo strategiju- opšti plan događaja. Treća faza je faza provođenja programa, dok se u poslednjoj, četvrtoj fazi radi evaluacija priprema, provođenja i rezultata programa.

Kada slijedimo navedena uputstva i kada krajnje ozbiljno i planski pristupimo organizaciji bilo kog događaja- očekivani rezultati neće izostati.

SPISAK KORIŠTENIH RADOVA/ BIBLIOGRAFIJA

 Brkić, Nenad. (2003). Upravljanje marketing komuniciranjem. Sarajevo: Ekonomski fakultet.

Cutlip, S, Center, A, Broom, G. (2003). Odnosi s javnošću. Zagreb: Mate.

Event menagement. (2010). Preuzeto 10. 5. 2012. sa sajta http://www.en.wikipedia.org/wiki/Event_menagement

Event Management. (2010). Preuzeto 12. 5. 2012. sa sajta

 http://www.marketing-odjel.com/event_management

Mlivić-Budeš, Elvira. (2008). Kreativnost ili Copy-Paste uradak? Preuzeto 10. 5. 2012. sa sajta http://filaks.hr/index.php?option=com_content&task=view&id=27&Itemid=38

Skoko, Božo. (2006). Priručnik za razumijevanje odnosa s javnošću. Zagreb: Millenium.

Sulliven, Marguerite. (2000). Djelotvoran ured za tisak. Državno tajništvo SAD: Ured za međunarodne programe informiranja.

SMS-ovanje je čudesna stvar

Američki lingvista Džon Mekvorter na TED pozornici govori o tome kakav uticaj SMS poruke imaju na jezik, razmatrajući, između ostalog, riječi i izraze koji se koriste prilikom njihovog pisanja. On pravi razliku između književnog „pisanog“ jezika i formalnog stila, sa stilom i načinom izražavanja u komuniciraju SMS porukama koji se zasniva na govornom jeziku. Mekvorter smatra da SMS poruke ne „ubijaju“ jezik, nego omogućavaju ljudima jednu novu dimenziju kreativnosti u komunikaciji.

http://www.ted.com/talks/lang/sr/john_mcwhorter_txtng_is_killing_language_jk.html

Podsjetnik za bolju komunikaciju

Ono što svako od nas radi svaki dan jeste komunikacija. Komuniciramo na razne načine, razgovaramo licem u lice, telefoniramo, šaljemo SMS poruke, skajpamo, četamo, razmjenjujemo mejlove. U poslovnom svijetu danas je veoma važna kvalitetna komunikacija s poslovnim partnerima, raznim institucijama, dobavljačima, klijentima. Ukoliko naučimo da bolje komuniciramo unijećemo više vjerodostojnosti u odnose s našim klijentima, šefovima, kolegama...

Evo korisnog članka koji će vam pomoći da poboljšate svoju komunikaciju i to uz pomoć kratke liste koja se lako pamti 7 C: clear, concise, concrete, correct, coherent, complete i courteous.

U mom prevodu pročitajte najbitnije detalje članka, a primjere dobre i loše komunikacije koje autor navodi na stranici:

http://www.mindtools.com/pages/article/newCS_85.htm

Koristite listu 7 C komunikacije kao podsjetnik za sve svoje komunikacije!

Sedam pravila komunikacije (7 C):

1. Jasno (Clear)
2. Sažeto (Concise)
3. Konkretno (Concrete)
4. Korektno (Correct)
5. Koherentno (Coherent)
6. Kompletno (Complete)
7. Učtivo (Courteous)

1. Jasno

Prilikom pisanja nekome ili u govoru, budite jasni po pitanju cilja ili poruke koje šaljete. Koja je vaša svrha u komunikaciji s tom osobom? Ako niste sigurni, onda ni oni kojima se obraćate neće biti sigurni u vezi toga.

Da budete što jasniji, pokušajte smanjiti broj ideja u svakoj rečenici. Uvjerite se da li će čitaocu biti razumljivo značenje onoga što želite da kažete. Ljudi kojima se obraćate ne bi trebali „čitati između redova“ i stvarati pretpostavke o tome šta ste im htjeli reći.

2. Sažeto

Kada ste sažeti u komunikaciji, to znači da se držite suštine priče i da je iznosite ukratko.

Osobe kojima se obraćate ne žele pročitati šest rečenica, kada je poruku moguće prenijeti u svega tri rečenice. Imate li u tekstu pridjeva ili fraza koje možete izbrisati? Često možete eliminisati riječi kao što su „na primjer“, „vidiš“, „definitivno“, „vrsta“, „doslovno“, „u suštini“ ili „ja mislim“. Imate li kakvih nepotrebnih rečenica? Jeste li ponovili suštinu priče nekoliko puta, na različite načine?

3. Konkretno

Kada je Vaša poruka konkretna, Vaša publika ima jasnu sliku o onome što ste im rekli. Postoje podaci (ali ne previše) i živopisne činjenice, na koje se u tekstu trebate fokusirati. Vaša poruka je solidna.

 4.Korektno

 Kada je komunikacija korektna (ispravna, tačna), to odgovara Vašoj publici. Korektna komunikacija je takođe i komunikacija bez greške.

Da li tehnički izrazi koje koristite odgovaraju nivou obrazovanja i znanja onih kojima se obraćate? Jeste li provjerili da li u tekstu imate gramatičke greške? Zapamtite, neki ljudi posvećuju veliku pažnju pravopisu. Jesu li sva imena i naslovi ispravno napisani?

5. Koherentno

Kada je komunikacija koherentna, ona je logična. Sve tačke su povezane i relevantne za glavnu temu i ton i tok teksta je dosljedan.

6. Kompletno

U kompletnoj (potpunoj) poruci, publika je dobila sve što joj je potrebno kako bi bila informisana i, ako je primjenjivo, preduzima akciju. Da li je vaša poruka „poziv na akciju“, tako da Vaša publika tačno zna šta je ono što želite da učine? Jeste li uključili sve relevantne informacije – imena kontakt osoba, datume, termine, mjesta i tako dalje?

7. Učtivo

Učtiva komunikacija je prijateljska, otvorena i iskrena. Nema skrivenih uvreda ili pasivno-agresivnih tonova. Uvijek imajte na umu stanovišta Vaših čitalaca i budite saosjećajni za njihove potrebe.

Pet ključnih elemenata u govoru tijela

U tekstu koji slijedi Brad Phillips ističe pet najbitinijih stvari koje je, kako kaže, naučio iz nove knjige koju je napisao bivši agent FBI Joe Navarro „What Every BODY Is Saying: An Ex-FBI Agent’s Guide to Speed-Reading People.“

Originalni tekst pročitajte na http://www.prdaily.com/Main/Articles/14418.aspx

1. Oči

„Kada gledamo nešto što nam se dopada, naše zjenice se šire, a kada gledamo nešto što nam se ne dopada, zjenice se sužavaju. Naše zjenice ne možemo svjesno kontrolisati, a one reaguju na spoljne stimulanse (npr. promjene u svjetlu) i unutrašnje stimulanse (kao što misli) u djeliću sekunde.“

„Kada smo uzbuđeni, iznenađeni, ili u neočekivanoj situaciji, naše oči se širom otvore a zjenice se brzo rašire kako bi propustile što više raspoloživog svjetla, čime se šalje maksimalna količina vizuelnih informacija mozga ... U trenuku kada u mislima obrađujemo podatke, i ako ih percipiramo negativno ... u djeliću sekunde zjenice će se skupiti.“

„Svako smanjenje u veličini očiju, bilo kao škiljenje ili suženje zjenica, signalizira podsvijesno blokiranje ponašanja. Svako blokiranje ponašanja upućuje na zabrinutost, antipatiju, neslaganja, ili percipiranje potencijalne prijetnje.“

2. Ramena

„Slijeganje ramenima ukazuje na nedostatak znanja ili sumnju. Obratite pažnju na podizanje oba ramena: kada je samo jedno podignuto, poruka znači- sumnja“.

„Djelimično slijeganje ramenima pokazuje nedostatak predanosti ili nesigurnost.“

„Ako vidite da su nečija ramena samo djelimično podignuta ili ako se samo jedno rame diže, pojedinac nije uvjeren u ono što on ili ona govori, a vjerojatno je da će izbjegavati odgovor ili zavaravati.“

3. Ruke

„Ruka u položaju zvonika je možda najrječitiji i najpouzdaniji signal. Zvonik se pravi tako da se prsti jedne ruke lagano pritisnu o prste druge ruke u gestu sličnom  položaju molitve s tim da se dlanovi ne dodiruju.“

„Uočeno je da žene češće koriste položaj spuštenog zvonika, ruke drže ispod stola ili vrlo nisko, što podriva samouvjerenost koju posjeduju. Nadam se da je prepoznata moć zvonik kao pokazatelja samouvjerenosti, stručnosti i povjerenja, a to su osobine za koje većina pojedinaca želi da budu prepoznate kod njih, stoga više žena treba da prihvati ovaj gest i koristi ga u položu ruku iznad stola.“

4. Palčevi

„Često se vidi kod pojedinaca sa visokim statusom da palac viri iz džepa što pokazuje visoko samopouzdanje.“

„Kada ljudi drže svoje palce visoko, to je znak da oni misle visoko o sebi i / ili su sigurni u svoje misli ili sadašnje okolnosti.“

„Palac gore je još jedan primjer prkošenja gravitaciji gestom, vrsta neverbalnog ponašanja koja se obično povezuje s udobnošću i visokim povjerenjem.“

„Osjećaj niskog povjerenja može se izrazi kada osoba (obično muškarac) stavlja ruke u džep i omogućava da prsti vise na stranu ... ovaj signal kaže: Ja sam vrlo nesiguran u sebe.“

5. Noge

„Položaj nogu je posebno tačan barometar kako se prijatno osjećamo u prisustvu druge osobe ... Obično prekrstimo noge kad se osjećamo prijatno. Iznenadna prisutnost nekoga ko nam se sviđa prouzrokovaće da razdvojimo noge.“

„Kada ljudi sjede rame uz rame, smjer njihovih prekrštenih nogu postaje značajan.“

„Ovdje je zanimljiva karakteristika prekrštenih nogu. Mi obično podsvjesno prekrstimo noge u pravcu osobe koja nam se najviše sviđa.“

PR: saopštenja za javnost *

 Saopštenja za javnost  predstavljaju sažetak činjenica o nekom programu ili pitanju za koje želite osigurati pažnju medija.

Pripremaju se u standardizovanom formatu. Glavni je kriterijum za saopštenja za javnost da moraju sadržavati vijest.

Slično običnom novinskom članku, saopštenja za javnost pisana su u obliku obrnute piramide. Prvi pasus je „uvod” i sadrži najvažnije informacije; pasusi koji slijede proširuju te najvažnije informacije i daju dodatne pojedinosti po redoslijedu njihove važnosti. Najmanje važne informacije nalaze se na kraju saopštenja.

Baš kao i dobro napisana vijest, kvalitetno saopštenje za javnost odgovara na pitanja ko, šta, kada, gdje, zašto i kako. Ko je subjekat priče? O čemu je riječ? Kada se to dogodilo ili kada će se dogoditi? Gdje se to dogodilo ili će se dogoditi? Zašto je informacija važna? Koje je značenje te informacije? Odgovori na ova pitanja moraju se naći već u prvom pasusu.

Rečenice i pasusi u saopštenju za javnost moraju biti kratki, tako da ih urednik ili novinar može brzo pregledati, a ne bi smjeli sadržavati žargon, skraćenice, neobjašnjene pojedinosti ili klišeje. Citati se mogu upotrijebiti, ali uobičajeno je da se stave u drugi ili treći pasus; uvijek morate navesti ime osobe čiji citat koristite.

U načelu, saopštenja za javnost slijede formulu koja uključuje:

• dvostruki razmak između redova;

• običan papir, po mogućnosti s nazivom i adresom organizacije na vrhu;

• široke margine – najmanje 2,5 cm– što olakšava čitanje, a urednicima ili novinarima omogućava da u taj prostor unesu svoje bilješke;

• print samo s jedne stranice lista.

Na vrhu standardnog saopštenja za javnost nalaze se sljedeći podaci:

• datum objavljivanja saopštenja za javnost;

• ime, broj telefona i faksa te elektronska adresa osobe za kontakt. Ponekad se dodaje i broj mobilnoga telefona osobe za kontakt;

• Vrijeme objavljivanja. Vrlo često saopštenja za javnost daju se uoči nekog događaja, ali s naznakom da se ne smiju objaviti prije određenog roka, tako da novinari imaju vremena pročitati materijale i obraditi informacije, što je važno ako je priča složena. Ako je to slučaj, napišite „NE OBJAVITI PRIJE” te datum i tačno vrijeme kada se informacije mogu pustiti u javnost;

• Naslov, u kojem su sažete vijesti iz saopštenja za javnost, koji privlači pažnju i pisan je velikim slovima;

• Vrijeme i mjesto gdje je saopštenje za javnost napisano, takođe pisano velikim slovima. Tom informacijom započećete prvi odlomak koji govori gdje su vijesti nastale.

* Iz priručnika "Djelotvoran ured za tisak- pogled iznutra" Marguerite H. Sullivan

Promijenite držanje tijela i povećajte šanse za uspjeh

Da li znate da je više od 90% komunikacije licem u lice neverbalnog tipa i da nijeme poruke tijela (položaj tijela, pokreti, gestovi, mimika lica) često otkrivaju mnogo više nego što prenose riječi dok opisuju osjećanja i stavove? 

Ove neverbalne poruke su od neprocjenjive važnosti jer utiču na kreiranje prvog utiska ili građenje slike o sebi koju želimo da pokažemo drugima. Ukoliko želite unaprijediti vlastitu neverbalnu komunikaciju preporučujem inspirativan govor socijalnog psihologa Amy Cuddy koja na TED pozornici pokazuje kako „poze moći“, odnosno položaji tijela koji iskazuju samopouzdanje, mogu uticati na nivo testosterona i kortizola u mozgu što za posljedicu ima povećanje naših šansi za uspjeh.

http://www.ted.com/talks/lang/sr/amy_cuddy_your_body_language_shapes_who_you_are.html

Poboljšajte svoju komunikaciju: radite ono što uspijeva!

Na preporuku prijatelja čitam knjigu „Životne strategije“ Filipa Mekgroa (popularnog dr Fila, čestog gosta šoua Opre Vinfri). Pretpostavljate da se radi o još jednoj knjizi popularne psihologije u kojoj autor kroz niz praktičnih savjeta nudi pomoć pri rješavanju problema s kojima se svi mi u životu suočavamo. Mekgro ne nudi gotova rješenja, nego smjernice, odnosno 10 životnih zakona koji će vam pomoći da pobijedite u životnim bitkama. 

Nemam namjeru da se ovdje bavim sadržajem ove knjige, nego samo Mekgroovim poimanjem ljudskih motiva u komunikaciji. Čak je i naučno dokazano da se uspjeh u poslu, i uopšte u životu, sastoji od 10% tehničke vještine i 90% vještine u ophođenju s ljudima. Kako biste poboljšali svoju komunikaciju i ljude pridobili za saradnju neophodno je poznavanje ljudske prirode. U knjizi „Životne strategije“ Mekgro je definisao čak 10 najznačajnijih zajedničkih karakteristika ljudi, što će vam sasvim sigurno pomoći u tome da prepoznate i razumijete motive ljudi sa kojima komunicirate. Upotrijebite ovo znanje, koristiće vam! 

Evo šta ljude motiviše:

1. strah, koji je kod ljudi najjači kad se plaše da će biti odbijeni;
2. najveća potreba koju ljudi osjećaju jeste potreba da budu prihvaćeni;
3. da biste se uspješno snalazili s ljudima, morate to činiti na način koji štiti ili povećava njihovo samopoštovanje;
4. nema ni jedne situacije u kojoj se svi- ali baš svi- makar načas ne zapitamo: „šta ja imam od ovoga“;
5. svi- ali baš svi- najviše volimo da pričamo o stvarima za koje smo lično zainteresovani;
6. ljudi čuju i pamte samo ono što razumiju;
7. ljudi najveću naklonost i povjerenje osjećaju prema onima koji su im naklonjeni;
8. ljudi često čine nešto iz naočigled nejasnih razloga; 
   
9. čak i ljudi puni dobrih osobina umiju da budu sitnčavi i uskogrudi;
10. svi- ali baš svi- nose maske u društvu. Morate da pogledate iza maske da biste vidjeli pravo lice neke osobe.

*Ako vas zanimaju „Životne strategije“ Filipa Mekgroa, potražite knjigu u knjižarama (nije dostupna za besplatno skidanje sa  interneta, barem je ja nisam uspjela pronaći). Izdavač je „Moć knjige“, Beograd.