Priprema konferencije za novinare

Konferencija za novinare organizuje se onda kada organizacija javnosti želi da saopšti neku novost koja ima određenu „težinu“. To mogu biti, npr. krizna stanja, transformacije u organizaciji, promjene u načinu poslovanja, analiza poslovanja, afirmativni nastupi organizacije u zemlji ili inostranstvu i sl.

Priprema i održavanje konferencije za novinare odvija se u više faza. Prije svega treba da utvrdimo temu konferencije te u skladu s tim izvršimo odabir govornika (portparola) i pripremimo  jasne poruke namijenjene ciljnoj javnosti.

Slijedi izbor datuma, vremena i mjesta održavanja konferencije. Prije toga se informišemo o najavljenim događajima za narednu sedmicu i njihovom informativnom značaju.

Od pomoći je naše poznanstvo sa novinarima i urednicima koji će nam biti izvrstan izvor informacija.

Imajući u vidu tehničku opremljenost i mogućnosti prijema većeg broja novinarskih, posebno televizijskih ekipa, za mjesto održavanja konferencije biramo najprikladnije mjesto. Ukoliko naša kompanija/ instutucija/ nevladina organizacija posjeduje konferencijsku salu koja zadovoljava sve kriterujume za održavanje konf. za novinare (veličinu prostorije, audio opremu, određen broj mjesta za kamermane i njihovu opremu i sl) onda je to idealno mjesto za organizovanje konferencije. U suprotnom, iznajmimo adekvatan prostor koji nam je dostupan (press centar).

S obzirom na angažovanost novinara i pripremu informativnih emisija smatram da je najbolji termin za održavanje konferenciju 10 h, a nikako posle 12h.

Vrijeme je da pozovemo medijske kuće i novinare.

Konsultujemo našu adremu koja sadrži spisak imena novinara i medija, brojeve telefona, elektronske adrese i druge korisne podatke (oblast kojom se novinar/medij bavi, lokalni ili nacionalni medij i sl).

Potom pišemo saopštenje za javnost kojim pozivamo medije da prisustvuju konferenciji koji organizujemo.

Prilikom upućivanja poziva novinarima ne treba praviti selekciju medija, najbolje je pozvati sve one koji medijski izvještavaju iz našeg grada, a urednici će odlučiti o tome da li će ili neće poslati ekipu da isprati konferenciju.

Pošto medije treba na vrijeme obavijestiti o održavanju konferencije mi ćemo pet do sedam dana prije planirane konferencije poslati pozive svim medijskim kućama da prisustvuju konferenciji. U pozivu navodimo temu konferencije, datum, vrijeme i mjesto održavanja i ime govornika koji će se novinarima obratiti. Pozive šaljemo elektronskom poštom i telefaksom.

U sklopu priprema za održavanje konferencije napravićemo kraći trening sa govornikom i pripremiti ga za davanje kratkih i jasnih odgovora na novinarska pitanja imajući u vidu i nezgodna i neželjena pitanja.

Nakon toga pristupamo pripremi i izradi pratećeg materijala, odnosno novinarska mape. U tu svrhu „pročešljamo“ arhivu dokumenata, kako bismo pripremili novinarsku mapu koja treba da sadrži informativni materijal sa osnovnim podacima o kompaniji/ instituciji/ nevladinoj organizaciji, ukoliko je moguće publikacije, brošure i drugi promotivni materijal, kao i obavezno saopštenje za javnost koje tretita temu konferencije za novinare. Naravno, pripremićemo i scenario konferencije za novinare.

Dan prije održavanja konferencije telefonom ćemo pozvati novinare i urednike i podsjetiti ih na događaj koji organizujemo i zamoliti ih da nam potvrde dolazak.

Tok konferencije za novinare

Na dan održavanja konferencije dolazimo u našu konferencijsku salu/ press centar sat vremena ranije. Pažljivo smo provjerili sadržaj i sa sobom ponijeli pripremljene novinarske mape i imamo spisak svih pozvanih medija, odnosno listu za potpise novinara koji prisustvuju konferenciji.

Imajući u vidu činjenicu da televizijske ekipe dolaze 15-ak minuta ranije, treba da im omogućimo da svoju opremu postave tada, kako ne bi ometali ostale učesnike ili samu konferenciju.

Početak konferencije mora biti u tačno utvrđeno vrijeme, sa izuzetkom kašnjenja od maksimalno 10 minuta.

Pošto smo mi u ulozi medijatora konferencije, na početku ćemo se obratiti novinarima i saopštiti im temu konferencije i ime govornika. Predviđamo da će uvodni govor trajati 10 minuta. Nakon toga, novinarima dajemo mogućnost da postavljaju pitanja govorniku.

Za vrijeme trajanja konferencije pomoću diktafona snimamo govornika, novinarska pitanja i odgovore, radi sačinjavanja izvještaja koji ćemo postaviti na naš web portal, saopštenja za javnost koje ćemo proslijediti medijima koji nisu bili prisutni na konferenciji i arhiviranja.

Ukoliko govornik ne zna odgovor na neko novinarsko pitanje, pobrinućemo se da novinar dobije odgovor u pismenoj formi do zaključenja svog priloga.

Na kraju konferencije ćemo se zahvaliti novinarima za prisustvovanje događaju i poslužiti ih koktelom, kafom i pićem.